企業處理客戶資料、員工紀錄、財務資料時，除咗要防止資料外洩，亦要留意退役設備上殘留嘅資料。香港《個人資料（私隱）條例》（PDPO）就係規範呢方面嘅主要法例。
乜嘢係 PDPO？
《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）規管個人資料嘅收集、持有、處理及使用。其中保障資料原則要求資料使用者：
- 確保個人資料受保障，防止未經授權嘅查閱、處理或刪除
- 個人資料保留時間唔應超過達致目的所需嘅時間
- 當個人資料不再需要時，應採取措施妥善銷毀
資料銷毀同合規嘅關係
當企業退役伺服器、電腦、儲存設備時，硬碟上可能殘留客戶資料、員工紀錄等個人資料。如果簡單丟棄或轉售而無妥善銷毀，一旦資料外洩，可能涉及違反 PDPO 嘅要求。
- 妥善銷毀 = 履行合規責任
- 保留銷毀證明書 = 有據可查，減低風險
- 可簽署 NDA 保密協議，加強保障
邊啲企業要特別留意？
- 金融、保險、醫療等持有大量個人資料嘅行業
- 有客戶資料庫、會員系統嘅零售及服務業
- 要接受 ISO 27001、SOC 2 或客戶盡職審查嘅企業
- 集團內部有資料銷毀政策嘅跨國公司
合規銷毀流程 5 步
- 盤點造冊：列明介質類型、數量、編號
- 簽署 NDA：如涉商業機密，先簽保密協議
- 獨立存放：上鎖或獨立區域，限制接觸
- 監控銷毀：物理銷毀或資料抹除，全程可監控
- 取回證明：正式銷毀證明書，供審計存檔
銷毀證明書嘅作用
銷毀證明書係證明資料已妥善銷毀嘅正式文件，列明介質類型、數量、日期地點、銷毀方式，並有公司蓋章及授權簽署。對審計、合規申報及客戶盡職審查都好重要。
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